Speaking Up Policy

Speaking Up Beleid

ITV zet zich in voor hoge normen van ethisch bedrijfsgedrag ten opzichte van onze collega’s en andere belanghebbenden. Dit beleid zet onze toewijding uiteen om het aanmoedigen en faciliteren van het uitspreken van zorgen met betrekking tot wanpraktijken of ongepastheid binnen, of waarbij ITV of een van haar bedrijven betrokken is, aan te moedigen.

Het beleid beschrijft de kanalen waarmee u op verantwoorde en effectieve wijze uw stem kunt laten horen. ITV zet zich in om Speak Up-problemen die aan ons worden gemeld, snel, eerlijk en vertrouwelijk aan te pakken.

OP WIE IS DIT BELEID VAN TOEPASSING?

Dit beleid is niet alleen van toepassing op werknemers van ITV, maar ook op leerlingen, personen met werkervaring, uitzendkrachten, aannemers, freelancers, aandeelhouders, programmamakers, producenten, deelnemers aan het programma en alle anderen die namens of in samenwerking met ITV handelen (agenten, vertegenwoordigers, vrijwilligers, leveranciers). Dit beleid is ook van toepassing op collega’s of familieleden of andere derden die verbonden zijn met of hulp bieden aan iemand die het woord voert. Verwijzingen in dit beleid naar personen die in bepaalde omstandigheden een klacht indienen, zijn alleen van toepassing op ITV-medewerkers. ITV hanteert echter een klachtenprocedure voor freelancers die kan worden gebruikt door elke freelancer die klachten wil indienen met betrekking tot zijn eigen positie (inclusief zorgen over vermeende nadelige behandeling als gevolg van het openbaar maken van een openbaarmaking onder dit beleid).

WAAROM ZOU IK MIJN STEM LATEN HOREN?

We hebben ons allemaal wel eens zorgen gemaakt over de manier waarop dingen op het werk worden gedaan. Meestal zijn deze zorgen eenvoudig op te lossen. Wanneer het echter niet om uw eigen positie gaat, maar om een risico voor collega’s, klanten, leveranciers of ITV, kan het moeilijk zijn om te weten wat u moet doen. Misschien maakt u zich zorgen over het aankaarten van een dergelijk probleem en besluit u uw bezorgdheid voor uzelf te houden, misschien omdat u het gevoel heeft dat het uw zaken niet aangaat of dat het slechts een vermoeden is. Als u echter iets dwars zit waarvan u denkt dat ITV het moet weten of onderzoeken, raden we u ten zeerste aan om dit zo snel mogelijk aan de orde te stellen. Als we het niet weten, kunnen we het niet repareren.

Houd er rekening mee dat hoewel u redelijkerwijs moet geloven dat er wanpraktijken zijn, worden gepleegd of waarschijnlijk zullen worden gepleegd, u geen duidelijk bewijs van wanpraktijken hoeft te hebben om uw bezorgdheid te uiten.

WAAR MOET IK OVER PRATEN?

Hoewel het geen uitputtende lijst is, is Speak Up bedoeld om te worden gebruikt om zorgen te uiten over:

Wanpraktijken, fraude, omkoping of corruptie
Zorgen over de zorgplicht
Het niet naleven van een wettelijke, nalevings- of reglementaire verplichting (inclusief schending van lokale omroep- of reclamecodes)
Andere strafbare feiten of illegale handelingen (met inbegrip van fraude)
Gerechtelijke dwaling
Ernstig misbruik of misbruik van gezag
Bezorgdheid over wijdverbreid racisme, discriminatie of seksuele intimidatie, die mogelijk meerderepersonen treft
Ongepast gedrag of onethisch gedrag of gedrag dat niet in overeenstemming is met onze waarden
Bescherming en bescherming van kinderen of moderne slavernij
Boekhouding, accountantscontrole of financiële verslaggeving
Schending van de Gedragscode van het Bedrijf of ander beleid van het Bedrijf
Verbergen van informatie met betrekking tot een van de bovenstaande

HOE KAN IK EEN PROBLEEM MELDEN?

Als u zich in staat voelt om uw bezorgdheid openlijk met uw lijnmanager te uiten, is dit de beste cursus. Het is misschien mogelijk om uw probleem op te lossen door het met uw lijnmanager te bespreken.
Als u het gevoel hebt dat u de kwestie niet met uw lijnmanager kunt bespreken of als u denkt dat hij of zij uw probleem niet goed heeft aangepakt, kunt u dit bespreken met uw Director of Legal & Business Affairs, of de Director of Corporate Compliance & Ethics, uw HR Business Partner of uw lokale Managing Director (voor internationale groepsmaatschappijen). of een lid van de Raad van Bestuur.
Als u zich niet op uw gemak voelt bij het gebruik van de hierboven beschreven procedures, of als u van mening bent dat uw bezorgdheid niet adequaat is aangepakt, maak dan gebruik van onze onafhankelijke vertrouwelijke Speaking Up-faciliteit, die wordt aangeboden door een onafhankelijke derde partij, Safecall. Informatie over hoe je je stem kunt laten horen via dit kanaal is te vinden in Bijlage 2.
Als u de bovenstaande stappen hebt gevolgd, maar van mening bent dat de wanpraktijken voortduren, of als de zaak zo ernstig is dat deze niet via deze stappen kan worden aangepakt, kunt u uw bezorgdheid kenbaar maken bij onze genomineerde directeur van de raad van bestuur van Plc en voorzitter van het audit- en risicocomité van ITV.

VERTROUWELIJKE EN ANONIEME MELDINGEN

Zorgen kunnen vertrouwelijk worden geuit (wanneer u uw persoonlijke gegevens verstrekt) of anoniem (waar u dat niet doet – zie de ‘Anonimiteit’-garantie in het onderstaande gedeelte). Alle Speak Up-problemen die in het kader van dit beleid worden geuit, worden vertrouwelijk behandeld.

ONZE GARANTIES

Vertrouwelijkheid: Uw identiteit wordt vertrouwelijk behandeld. Uw identiteit zal zonder uw toestemming niet worden bekendgemaakt aan iemand anders dan de bevoegde leden van het aangewezen Speaking Up-team dat verantwoordelijk is voor het beoordelen en/of onderzoeken van de zaak (zie bijlage 3), tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn of om te voldoen aan onze regelgevende of professionele verplichtingen.
Niet-vergelding: ITV tolereert geen vergelding (inclusief dreiging met vergelding) tegen een persoon voor het uiten van een probleem, het doen van een melding of het assisteren bij een (intern of extern) onderzoek. Iedereen die willens en wetens wangedrag verbergt, of probeert een persoon die zijn bezorgdheid uit, tot slachtoffer te maken, lastig te vallen of af te schrikken, zal te maken krijgen met passende maatregelen van ITV. Dit kan leiden tot ontslag op staande voet in het geval van ITV-personeel, beëindiging van de relevante contractuele relatie met ITV, of overdracht van de zaak aan de bevoegde autoriteiten om verder onderzoek te doen. Als ITV-medewerker komt uw baan niet in gevaar als direct gevolg van u spreken. Niemand die een bezorgdheid uit, zal worden benadeeld als gevolg van Speaking Up, of de bezorgdheid nu bewezen is of niet, zolang de bezorgdheid oprecht is. Gelieve eventuele acties of dreigementen met vergelding te melden aan uw lijnmanager of de HR-directeur, Corporate Services.
Beoordeling en actie: Zodra u uw bezorgdheid heeft geuit, zal ITV deze beoordelen en overwegen welke actie passend is. Dit kan een informele beoordeling zijn, een intern onderzoek of een formeler onderzoek. ITV zal alle zorgen op passende en grondige wijze aanpakken. In sommige gevallen kan het niet passend of mogelijk zijn voor ITV om zelf een onderzoek uit te voeren, in welk geval alternatieve richtlijnen kunnen worden gegeven. Waar mogelijk zal na afloop van de beoordeling, het onderzoek of het onderzoek feedback worden gegeven aan de persoon die de bezorgdheid heeft geuit. (Zie bijlage 3)
Anonimiteit: Als u zich uitspreekt via onze Speaking Up-provider, Safecall, en aangeeft dat u anoniem wilt blijven, zullen zij uw identiteit niet aan ITV bekendmaken. Als u zich uitspreekt via een van de andere kanalen die in dit beleid worden uiteengezet en de persoon vraagt uw identiteit niet bekend te maken, zullen zij dit niet doen zonder uw toestemming, tenzij dit wettelijk vereist is. Als u anoniem uw mening geeft, moet u begrijpen dat: (i) uw identiteit duidelijk kan worden tijdens het onderzoek naar uw zorgen (en, in dit geval, onze garanties met betrekking tot vertrouwelijkheid en niet-represailles zoals hierboven uiteengezet van toepassing zijn); (ii) anonimiteit kan het vermogen van ITV beperken om uw bezorgdheid te onderzoeken of (in gevallen waarin ITV geen onderzoek kan uitvoeren) alternatieve richtlijnen te geven; (iii) ITV kan een probleem mogelijk niet oplossen zonder uw identiteit bekend te maken (indien bekend), bijvoorbeeld wanneer uw persoonlijk bewijs essentieel is, in welk geval we contact met u zullen opnemen over hoe we het beste te werk kunnen gaan.
Personen die worden aangesproken in Speaking Up-rapporten: Wanneer een Speaking Up-rapport bezorgdheid oproept over het gedrag van een persoon of personen of personen, wordt de identiteit van die personen vertrouwelijk behandeld. Hun identiteit zal niet zonder hun toestemming worden bekendgemaakt aan iemand anders dan de bevoegde leden van het aangewezen Speaking Up-team dat verantwoordelijk is voor het beoordelen en/of onderzoeken van de zaak (zie bijlage 3), tenzij we daartoe verplicht zijn door de wet of om te voldoen aan onze regelgevende of professionele verplichtingen.

U MAG DIT BELEID NIET GEBRUIKEN OM:

Meld gebeurtenissen die een onmiddellijke bedreiging vormen voor het leven of eigendommen. Gebruik in plaats daarvan de specifieke ITV of uw lokale noodprocedures.
Meld eventuele klachten of persoonlijke werkgelegenheidsproblemen die u heeft met betrekking tot uw arbeidsvoorwaarden. Deze moeten normaal gesproken aan de orde worden gesteld in overeenstemming met de procedures voor pesten, intimidatie en klachten die van toepassing zijn op uw deel van de groep.
Persoonlijke of juridische geschillen beslechten.
Beschuldigingen uiten waarvan je weet dat ze vals zijn. Dit kan leiden tot disciplinaire maatregelen.
Klachten of opmerkingen maken over de programma’s van ITV. Dit dient te gebeuren via Viewer Services(viewerservices@itv.com). Het team is ook telefonisch bereikbaar op 0344 88 14150 (optie vier).
Meld alle dagelijkse problemen met betrekking tot ITV-faciliteiten of werkruimtes. Dit moet wordengedaan door contact op te nemen met workplaceserviceshelpdesk@itv.com.De gebruikelijke kanalen voor het melden van gezondheids- en veiligheidsincidenten van ITV moeten worden gebruikt voor het melden van specifieke gezondheids- en veiligheidsincidenten. De procedures van ITV vereisen dat gezondheids- en veiligheidsincidenten worden gemeld via het gezondheids- en veiligheidsteam EcoOnline. Voor meer informatie verwijzen wij u naar myITV.com en Compass.itv. Als u zich echter ernstige zorgen maakt dat de gezondheid of veiligheid van een persoon in gevaar is of kan zijn, of als u van mening bent dat meldingen die je via de gebruikelijke kanalen voor het melden van gezondheids- en veiligheidsincidenten hebt gedaan, zijn niet aangepakt, wordt je aangemoedigd om een Speak Up-probleem te uiten op grond van dit beleid.ITV moedigt u aan om zorgen over externe leveranciers van ITV te melden onder dit beleid. Houd er echter rekening mee dat het onwaarschijnlijk is dat ITV zelf een behoorlijk onderzoek kan uitvoeren met betrekking tot zorgen met betrekking tot activiteiten die volledig plaatsvinden binnen een externe leverancier, waarbij ITV geen toegang heeft tot informatie en gegevens. ITV zal echter proberen de klacht door te geven aan de derde partij, indien van toepassing, of kan overwegen of het actie moet ondernemen bij de leverancier.

BEGELEIDING VOOR MANAGERS

Van managers wordt verwacht dat ze luisteren naar iedereen die een probleem uit, deze erkennen en ondersteunen en een werkomgeving bevorderen die Speaking Up ondersteunt zonder angst voor represailles.
Het is belangrijk dat zorgen die met u worden geuit, gevoelig en vertrouwelijk worden behandeld, en dat zorgen worden geëscaleerd in overeenstemming met dit beleid, zodat er waar nodig op kan worden gereageerd. Managers dienen op de hoogte te zijn van dit beleid. Als u als manager meer richtlijnen nodig hebt over hoe u kunt escaleren of omgaan met een probleem dat bij u is geuit, inclusief problemen die anoniem of ‘niet bij naam genoemd’ zijn geuit, raadpleegt u de Leidraad voor managers.

BELEIDSEIGENAAR EN TOEZICHT

Het Audit- en Risicocomité van ITV plc beoordeelt regelingen waarmee personen in vertrouwen hun bezorgdheid kunnen uiten over mogelijke ongepaste activiteiten zoals beschreven in dit beleid. De commissie beoordeelt ook de zorgen die via het beleid worden geuit om ervoor te zorgen dat alle belangrijke zaken onafhankelijk worden onderzocht en passende vervolgmaatregelen nemen. Het team van het Groepssecretariaat rapporteert ten minste twee keer per jaar informatie over geuite zorgen en onderzoeksresultaten aan het Audit- en Risicocomité. De identiteit van personen die hun bezorgdheid uiten, wordt niet gerapporteerd.De Group Director, Corporate Compliance & Ethics heeft de dagelijkse operationele verantwoordelijkheid voor dit beleid en zal dit beleid ten minste eenmaal per jaar vanuit juridisch en operationeel oogpunt herzien.

Bijgewerkt 2023 v1 Cecilia Fletcher, Groepsdirecteur, Corporate Compliance & Ethics

BIJLAGE 1 – ANDERE BESCHIKBARE BRONNEN

ITV zet zich in voor goed bestuur en onderschrijft het beginsel van verantwoording volledig. Hoewel u uw zorgen niet aan ITV hoeft te melden voordat u contact opneemt met een externe partij, raden we u aan om eventuele zorgen eerst bij ITV te melden. Als een bezorgdheid over wanpraktijken niet binnen ITV kan worden opgelost, zijn er omstandigheden waarin externe openbaarmaking (aan een toezichthouder of meer in het algemeen) zowel wettig als gepast is. Advies over deze omstandigheden is verkrijgbaar bij Protect (zie verderop).

U kunt ook advies inwinnen bij uw vakbond als u lid bent, of als u dat liever heeft, bij uw eigen advocaat. U kunt dit doen vóór, op hetzelfde moment als of nadat u uw zorgen intern heeft geuit.
Er zijn ook middelen voor u beschikbaar om u indien nodig ondersteuning en advies te bieden.

Andere contacten worden hieronder uiteengezet:

Het netwerk van ITV-ambassadeurs en de voorzitters van de collega-netwerken van ITV kunnen een nuttig, vertrouwelijk klankbord zijn en advies geven over hoe u uw bezorgdheid kunt uiten via de kanalen in het hoofdgedeelte van het beleid.
Protect biedt vertrouwelijk advies aan werknemers die niet zeker weten of en hoe ze een probleem van algemeen belang kunnen aankaarten. Houd er rekening mee dat ze namens u geen probleem kunnen uiten bij ITV. Voor klokkenluidersadvies kunt u hen bellen op 020 3117 2520. Meer informatie over de diensten die zij leveren is te vinden op hun website.
Het Employee Assistance Program is een dienst van Workplace Wellness, een onafhankelijke organisatie die 24/7 onafhankelijke en vertrouwelijke begeleiding en ondersteuning kan bieden voor persoonlijke en werkgerelateerde kwesties voor alle ITV-collega’s. Voor advies kunt u hen bellen op 0800 1116 387 (gratis vanaf een vaste lijn in het VK) of inloggen op onze online http://my-eap.com/login, met de gebruikersnaam itvwell
Togetherall (voorheen bekend als Big White Wall) biedt 24/7 gratis online geestelijke gezondheidsondersteuning aan alle ITV-collega’s. Het heeft een actief discussieforum waar u anoniem met andere leden kunt praten, met 24 uur per dag ondersteuning van getrainde professionals. U hebt ook toegang tot een schat aan nuttige bronnen en kunt werken via op maat gemaakte zelfhulpcursussen over onderwerpen als angst, slaap, depressie en nog veel meer. U kunt zich hier aanmelden met elk e-mailadres.

UK – SPECIFIEK

De Film & TV Charity is gespecialiseerd in het bieden van ondersteuning aan mensen met twee of meer jaarervaring in film en televisie, waarbij een breed scala aan onderwerpen wordt behandeld, waaronder pesten en intimidatie, juridisch advies en schulden. Hun hulplijnnummer is 0800 054 0000. Meer informatie over het goede doel, inclusief andere manieren om contact met hen op te nemen, is te vinden op hun website.
Acas (Advies-, Bemiddelings- en Arbitragedienst) is een onafhankelijke en onpartijdige organisatie die informatie, advies, opleiding, bemiddeling en andere diensten verleent aan werkgevers en werknemers om problemen op de werkplek te helpen voorkomen of oplossen. Acas is bereikbaar via hun gratis vertrouwelijke hulplijn: 0300 123 1100. Advies over pesten en intimidatie is te vinden op hun website.
De Equality & Human Rights Commission is een onafhankelijk statutair orgaan met de verantwoordelijkheid om gelijkheid en diversiteit aan te moedigen, onwettige discriminatie uit te bannen en de mensenrechten van iedereen in Groot-Brittannië te beschermen en te bevorderen. Richtlijnen over discriminatie en mensenrechten vind je op hun website.
Ofcom: De Britse klokkenluiderswetgeving specificeert dat voor klokkenluiders met betrekking tot uitzendingen, een openbaarmaking kan worden gedaan aan Ofcom, die de mediasector reguleert. Meer informatie is te vinden op hun website.

BIJLAGE 2 – HOE NEEM IK CONTACT OP MET SAFECALL?

Er zijn twee manieren waarop u contact kunt opnemen met Safecall:

● Per telefoon: De telefoonlijnen van Safecall zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar. U spreekt rechtstreeks met een van de call handlers van Safecall. Als u zich meer op uw gemak voelt bij het melden van uw bezorgdheid in een andere taal dan het Engels, zal een tolk deelnemen aan het gesprek om te vertalen tussen u en de gespreksbehandelaar.

Safecall is bereikbaar op de volgende gratis nummers:

Verenigd Koninkrijk	0800 9151571
Australië	1800 312928
Denemarken	00 800 72332255
Fiji	+44 191 516 7782
Finland	990 800 72332255 (Telia)
Finland	999 800 72332255 (Elisa)
Frankrijk	00 800 72332255
Duitsland	00 800 72332255
Hongkong	3077 5524
India	000 800 4401256
Israël	012 800 72332255 (Gouden Lijnen)
Israël	013 800 72332255 (Barak)
Israël	014 800 72332255 (Bezeq)
Italië	00 800 72332255
Libanon	+44 191 516 7756
Nederland	00 800 72332255
Noorwegen	00 800 7233 2255
Singapore	800 4481773
Spanje	00 800 72332255
Zweden	0850 252 122
VAE	8000 4413376
Verenigde Staten van Amerika	1 866 901 3295

● Via de website van Safecall: Meldingen kunnen ook worden gedaan met behulp van de beveiligde website van Safecall, die meer dan 60 Talen: www.safecall.co.uk/report

Zorg ervoor dat u ‘ITV’ als bedrijfsnaam vermeldt in uw communicatie met Safecall, zodat uw Zorgen kunnen correct worden geëscaleerd.

Wanneer u contact opneemt met Safecall, zullen zij u vragen om uw naam, contactgegevens, uw functie en waar u werkt op te geven. Als u zich op uw gemak voelt bij het verstrekken van deze gegevens, doe dit dan. Als u het prettig vindt om deze gegevens te verstrekken, maar liever niet wilt dat ze met ITV worden gedeeld, laat het dan aan Safecall weten. Als u liever anoniem blijft, laat het dan weten aan Safecall.

Safecall zal u dan vragen om uw bezorgdheid te bespreken. Gesprekken worden niet opgenomen; De gespreksbehandelaar maakt handgeschreven aantekeningen en stelt na het gesprek een rapport op. U krijgt een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u kunt inloggen op de beveiligde website van Safecall om te blijven communiceren. U wordt ook gevraagd om een gedenkwaardig woord op te geven, dat zal worden gebruikt om uw identiteit te verifiëren als u Safecall opnieuw belt in verband met hetzelfde probleem.

Safecall zal u geen raad of advies geven. Safecall zal uw bezorgdheid doorverwijzen naar het aangewezen Speaking Up Team van ITV. Safecall filtert, beoordeelt of verifieert de inhoud van communicatie niet en oordeelt niet over de inhoud van de communicatie.

Communicatie naar Safecall wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

BIJLAGE 3 – HOE ITV OMGAAT MET HET UITSPREKEN VAN ZORGEN

Zodra u uw bezorgdheid heeft geuit, zal ITV deze beoordelen en overwegen: welk intern team deze moet afhandelen; en welke actie passend is. Dit kan een informele beoordeling zijn, een intern onderzoek of een formeler onderzoek. We streven ernaar om uw bezorgdheid binnen zeven dagen na ontvangst te bevestigen. Op dat moment, of kort daarna, wordt u verteld wie uw probleem zal behandelen, hoe u contact met hen kunt opnemen en welke verdere hulp van u nodig kan zijn. Als u ernaar vraagt, zullen we u schrijven met een samenvatting van uw bezorgdheid en hoe ITV voorstelt deze aan te pakken. We kunnen u misschien niet vertellen hoe lang een onderzoek zal duren, maar we zullen proberen ervoor te zorgen dat u op de hoogte wordt gehouden. In ieder geval zullen wij binnen drie maanden na ontvangst van uw bezorgdheid een update verstrekken.

Wanneer u uw bezorgdheid uit, is het nuttig om te weten hoe u denkt dat de kwestie kan worden opgelost. Als u een persoonlijk belang heeft bij de zaak, vragen wij u dit aan het begin te melden. Als we denken dat uw bezorgdheid beter valt binnen de procedures voor pesten, intimidatie of klachten, of andere ITV-procedures, zullen we u dit vertellen.

Waar mogelijk zal ITV u feedback geven over de uitkomst van een onderzoek. Houd er rekening mee dat we u niet kunnen informeren over disciplinaire of andere maatregelen wanneer deze in strijd zouden zijn met een vertrouwensplicht die ITV aan een andere persoon verschuldigd is.

Hoewel ITV niet kan garanderen dat we op alle zaken zullen reageren op de manier die elke collega zou willen, zullen we proberen een dergelijke zorg eerlijk en adequaat af te handelen, rekening houdend met onze verantwoordelijkheden jegens de collega die zich uitspreekt en alle collega’s tegen wie een bezorgdheid wordt geuit.