Speaking Up Policy

Nederlandse versie

GEDRAGSCODE

INLEIDING

Binnen ITV hanteren wij hoge normen voor ethisch zakelijk gedrag richting onze collega’s en andere stakeholders. In dit beleid is vastgelegd hoe wij collega’s aanmoedigen en helpen om melding te maken van zorgen over misstanden of ongepast gedrag binnen of gerelateerd aan ITV of een van diens bedrijven. In dit beleid lees je via welke kanalen je jouw zorgen verantwoord en effectief kunt melden. ITV staat ervoor alle gemelde zorgen direct, eerlijk en vertrouwelijk te behandelen.

VOOR WIE IS DIT BELEID BEDOELD?

Dit Beleid is niet alleen van toepassing op medewerkers van ITV, maar ook op, stagiairs, uitzendkrachten, onderaannemers, freelancers, aandeelhouders, programmamakers, producenten, programma kandidaten en alle anderen die namens ITV werken of met ITV samenwerken (zaakwaarnemers, vertegenwoordigers, vrijwilligers, leveranciers). Dit Beleid geldt ook voor familieleden of anderen die een kwestie hebben gemeld.

WAAR STAAT ITV VOOR?

Binnen ITV streven wij naar een optimale werkomgeving. Daarvoor is een correcte en consequente bedrijfsvoering nodig, met een goede werksfeer, waarin integriteit en respect sleutelbegrippen zijn.

Wij hechten grote waarde aan een veilige en gezonde werkomgeving, waarbij het van belang is dat iedere collega binnen ITV zich veilig voelt en met respect behandeld wordt. Het is belangrijk dat er begrip is voor ras, sekse, levensbeschouwing, leeftijd en andere onderscheidende factoren.

Naast integriteit, respect en begrip, streven we naar collegialiteit en open communicatie:

Houd rekening met elkaar;
Gedraag je eerlijk en respectvol naar een ieder;
Houd je aan afspraken;
Luister naar elkaar;
Deel je kennis en informatie.

Naast het noemen van het gewenste gedrag binnen onze organisatie, willen we ook helder zijn over ongewenst gedrag en hoe we hiermee omgaan. WAT IS ONGEWENST GEDRAG?

Ongewenst gedrag is onderling gedrag dat als bedreigend, vernederend of intimiderend wordt ervaren. Voorbeelden van ongewenst gedrag zijn seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en pesten. Het gaat hier om de volgende onderlinge gedragingen:

Seksuele intimidatie: een vorm van ongewenst gedrag op seksueel gebied, zoals seksistische opmerkingen, hinderlijk gedrag of het ongewenst betasten van iemand, waarbij de grenzen in de omgangsvormen worden overschreden. Discriminatie: iedere uiting waarbij sprake is van het ongelijk behandelen of achterstellen van mensen, met betrekking tot o.a. godsdienst, geslacht, afkomst, ras, levensovertuiging, politieke gezindheid of seksuele geaardheid; Agressie, geweld en pesten: voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen. Pesten: het stelselmatig toebrengen van fysiek, verbaal of psychologische schade. Dit komt o.a. voor in de vorm van sociaal isoleren (iemand negeren of buitensluiten), het werk onmogelijk maken (informatie achterhouden, bestanden wissen, e.d.), bespotten en roddelen.

WAT VINDEN WIJ VAN ONGEWENST GEDRAG?

Wij keuren elke vorm van ongewenst gedrag af (ZERO TOLERANCE). Ongewenst gedrag wordt derhalve onder geen enkele omstandigheid getolereerd. Binnen ons bedrijf wordt een actief beleid gevoerd op het gebied van het voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag. Deze gedragscode is daar een belangrijk onderdeel van. Wij dragen er zorg voor dat deze gedragsregels ook in voldoende mate kenbaar worden gemaakt en houden toezicht op het naleven van deze gedragscode. Directie en leidinggevenden zijn zich bewust van hun voorbeeldfunctie en dragen de respectvolle omgangsvormen, zoals vastgelegd in deze gedragscode, in woord en gebaar uit. Hoewel wij als ITV met deze gedragscode duidelijk willen zijn over wat wel en niet toegestaan wordt, is het belangrijk dat ieder afzonderlijk zich ook bewust is van zijn/haar eigen grenzen. Geef waar mogelijk de grenzen aan. Ongewenst gedrag behoort aan de orde te worden gesteld: hetzij door de betrokkenen rechtstreeks aan te spreken, hetzij door derden in te schakelen. Een ieder die kennis neemt van ongewenst gedrag, zal passende maatregelen nemen om het ongewenste gedrag zo snel mogelijk te beëindigen.

WAAROM ZOU IK MELDING DOEN?

Iedereen heeft zich misschien wel eens op enig moment zorgen gemaakt over hoe bepaalde dingen verlopen op het werk. Meestal kunnen dergelijke problemen eenvoudig worden opgelost. Als je zorgen niet je eigen positie betreft, maar gaan over een risico voor collega’s, klanten, leveranciers etc. van ITV is het soms lastig om te weten wat je moet doen. Mogelijk voel je je onzeker om een dergelijke kwestie aan te kaarten en houd je het liever voor jezelf omdat je denkt dat dit niet jouw zaken zijn of het slechts om een vermoeden gaat. Niettemin, als je denkt dat er iets mis is wat ITV volgens jou zou moeten weten of onderzoeken, raden we je sterk aan om dit zo snel mogelijk te melden. We kunnen pas wat doen als we weten wat er speelt.

Onthoud dat je niet per se harde bewijzen nodig hebt om je zorgen te uiten. Als je een redelijk vermoeden hebt dat er een misstand heeft plaatsgevonden of op het punt staat om plaats te vinden, is dat voldoende om melding te doen.

WAARVAN MOET IK MELDING DOEN?

Speak Up is bedoeld om melding te maken van zorgen over onder meer:

Racisme, discriminatie of seksuele intimidatie, die mogelijk meerdere personen treft;
Ongepast of onethisch gedrag dat in strijd is met onze waarden;
Machtsmisbruik;
Misstanden, fraude, omkoping of corruptie;
Zorgen over nalatigheid;
Niet-naleving van wet- en regelgeving (waaronder schending van de lokale omroep- of reclamecodes);
Overige strafbare feiten of onrechtmatig handelen (zoals fraude);
Bescherming van het belang van het kind, of moderne slavernij;
Boekhouding, vraagstukken op het gebied van de accountantscontrole of financiële verslaglegging;
Schending van de gedragscode of andere beleidsregels van de onderneming;
Gerechtelijke dwalingen;
Het achterhouden van informatie over een van de bovenstaande punten.

HOE MELD IK ZORGEN?

Mocht je zelf misstanden ondervinden of misstanden bij/door anderen constateren, dan bepaal jij bij wie je hiervan een melding doet. Er zijn verschillende mogelijkheden:

Als je denkt dat je jouw zorgen kunt aankaarten bij een leidinggevende, dan is dit de beste stap.
Als je liever niet naar de leidinggevende gaat of als je het gevoel hebt dat deze je zorgen niet serieus neemt, kun je terecht bij HR, Directie of een lid van het senior management, of de (interne of externe) vertrouwenspersoon (zie onderstaande bijlage ”WAAR KAN IK TERECHT BIJ MISSTANDEN?”).
Als je de stappen hierboven hebt gevolgd, maar het idee hebt dat de misstanden voortduren, of als de kwestie zo ernstig is dat deze stappen niet voldoende zijn, kan een officiële klacht worden ingediend (zie hiervoor het beleid Klachten Procedure).
Als je liever op een andere manier melding doet dan via de procedures die hierboven worden beschreven of als je het gevoel hebt dat je zorgen niet serieus worden genomen, kun je gebruikmaken van het vertrouwelijke Speak Upmeldpunt, dat beschikbaar wordt gesteld door Safecall, een onafhankelijke externe partij.

Wanneer bovenstaande mogelijkheden niet volstaan heb je de mogelijkheid om contact op te nemen met onze benoemde bestuurder en voorzitter van ITV’s Audit & Risk Committee: Margaret Ewing op 0044777 031 8564.

Speak-Up-Policy_NL_PDF Download

Bij het ondervinden van ongewenst gedrag, kan je de veroorzaker rechtstreeks aanspreken (eventueel met behulp van een derde) wanneer dat tot de mogelijkheden behoort. Het doel van het gesprek is om duidelijk te maken dat een grens is overschreden, wat nadrukkelijk wordt aangegeven. Bedenk dat de gewenste uitkomst van het gesprek is dat het ongewenste gedrag zich in de toekomst niet meer voordoet. Hoewel wat er in het verleden is gebeurd wel besproken wordt, hoeft hierover geen overeenstemming bereikt te worden. Het gaat erom dat bepaalde gedragingen zich in de toekomst niet meer voordoen, zodat een klacht hierover achterwege kan blijven.

Indien het onvoldoende vertrouwd voelt om het gesprek alleen aan te gaan, dan is het mogelijk om een derde te vragen om bij dit gesprek aanwezig te zijn. Indien de persoon wenst dat er een sanctie wordt opgelegd of dat het gesprek schriftelijk wordt vastgelegd, dan dient wel nadrukkelijk onderzocht en vastgesteld te worden of de veroorzaker daadwerkelijk grensoverschrijdend bezig is geweest. In de meeste gevallen betekent dit dat er een klacht wordt ingediend en dit wordt onderzocht (zie beleid Klachten Procedure).

WAT DOET ITV TEGEN ONGEWENST GEDRAG?

Ongewenst gedrag zal derhalve niet onbesproken en niet zonder gevolgen blijven.

Als na onderzoek komt vast te staan dat ongewenst gedrag heeft plaatsgevonden, zal ITV een (passende) sanctie opleggen. Per situatie zal bekeken worden wat passend is. Te denken valt aan een waarschuwing, schorsing, demotie, overplaatsing of zelfs ontslag. Welke maatregel aan welke overtreding zal worden gekoppeld, hangt af van de ernst van de overtreding.

VERTROUWENSPERSOON

Als je ongewenst gedrag ondervindt of constateert dan kun je contact zoeken met de vertrouwenspersoon. Degene die wordt beschuldigd van ongewenst gedrag kan zich ook tot een vertrouwenspersoon wenden. Onze interne vertrouwenspersoon is Madelon Goedhart, bereikbaar via 088-2483253 of madelon.goedhart@itv.com en onze externe vertrouwenspersoon is Lisette van der Lans, bereikbaar via vertrouwenspersoonlisette@ziggo.nl of 06-48569460. Tevens heb je de mogelijkheid melding te doen bij het Meldpunt ongewenste omgangsvormen Nederlandse culturele en creatieve sector (Mores) door te mailen naar Jeanette Jager: jager@devertrouwenspersoon.nl of Freek Walther: walther@devertrouwenspersoon.nl.

De vertrouwenspersoon biedt in eerste instantie een luisterend oor en adviseert over de mogelijkheden voor het realiseren van een goede oplossing. De vertrouwenspersoon garandeert vertrouwelijkheid. Hij/zij doet in principe niets wat een persoon die last ervaart niet wil. De regie ligt bij jou. Overigens geldt deze vertrouwelijkheid niet meer als een strafbaar feit is gepleegd en de politie om informatie vraagt.

De hoofdtaak van de vertrouwenspersoon ligt dus in de opvang, advisering, ondersteuning en begeleiding van personen die last ervaren van misstanden/ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon gaat niet zelf in gesprek met de persoon waarover geklaagd wordt. Wel kan hij/zij, met toestemming van de betreffende persoon, de leidinggevende inschakelen die vervolgens in gesprek gaat met de persoon waarover wordt geklaagd.

(INTIEME) PERSOONLIJKE RELATIES:

ITV is als werkgever en als opdrachtgever verplicht om de veiligheid en gezondheid van haar werknemers en opdrachtnemers te beschermen. ITV heeft diverse maatregelen en instructies opgesteld ter voorkoming van onveilige situaties. Deze zijn niet enkel van toepassing op kantoor en studio, maar tevens op zogenaamde schemergebieden zoals bijvoorbeeld door ITV gefaciliteerde omgevingen (denk aan, bedrijfsuitjes, opname locaties, buitenlandverblijf etc).

Naast het volgen van alle maatregelen en instructies, verwacht ITV dat iedereen die verbonden is bij de totstandkoming van onze programma’s zijn/haar verantwoordelijkheid neemt en zich te allen tijde professioneel opstelt.

Dit geldt tevens voor het aangaan van (intieme) persoonlijke relaties met een collega of een betrokkene aan de betreffende producties. Hoewel dit in eerste instantie een privé aangelegenheid betreft kan dit leiden tot moeilijkheden die wél in de werksfeer zijn gelegen of van invloed zijn op de werkverhoudingen (denk aan belangenverstrengeling, benadeling, bevoordeling of machtsmisbruik). Als werkgever/opdrachtgever hebben wij ook dan een bepaalde verantwoordelijkheid en moeten wij in staat zijn om in te grijpen als er zich naar ons oordeel situaties voordoen die ons veilige en professionele werkklimaat logischerwijs in gevaar kunnen brengen of als dit een gevaar vormt voor het op een zorgvuldige en integere wijze produceren van onze programma’s.

Mocht hier sprake van zijn dan behoudt ITV zich het recht voor om passende maatregelen te nemen die nodig zijn voor een werkbare situatie. Wat passende maatregelen zijn, kan per geval verschillen. Uitgangspunt is het creëren van een veilige werkomgeving en het vermijden van situaties waarin de schijn van integriteitsschending zich tegen werknemer(s), opdrachtnemers(s) of tegen ITV zou kunnen keren.

Mocht er sprake zijn van een (intieme) persoonlijke relatie waar sprake is van een machtsverhouding of afhankelijkheid, dan moet dit door beide partijen gemeld worden bij HR. Mocht je twijfelen aan een situatie, dan behoor je dit te toetsen bij HR.

Bovenstaande is van toepassing op (intieme) persoonlijke relaties met wederzijds goedvinden; voor andere situaties of vormen van seksueel grensoverschrijdend gedrag, waaronder seksuele intimidatie gelden andere maatregelen (zie Speak Up beleid).

Een (intieme) persoonlijke relatie met een deelnemer/kandidaat/presentator is te allen tijde niet toegestaan.

BEHANDELING VAN EEN KLACHT VIA BELEID KLACHTEN PROCEDURE

Heb je een klacht over ongewenst gedrag dan kan dat onderzocht worden. Op grond van dit onderzoek kan ITV een sanctie opleggen. Daarvoor is wel een zorgvuldig onderzoek nodig. Je kan een klacht indienen bij de klachtencommissie. Deze externe commissie zal de klacht onderzoeken. Alle informatie over deze klachtenregeling vind je via Beleid Klachtenprocedure.

VERTROUWELIJKE EN ANONIEME MELDINGEN

Je kunt kiezen of je zorgen vertrouwelijk wilt melden (waarbij je persoonsgegevens worden genoteerd) of anoniem (waarbij geen persoonsgegevens worden genoteerd – zie de anonimiteitsgarantie in het gedeelte hierna). Alle kwesties die worden gemeld op grond van dit Speak Up-beleid worden vertrouwelijk behandeld.

ONZE GARANTIES

Geheimhouding: Je identiteit blijft geheim. Je identiteit wordt zonder jouw toestemming aan niemand anders onthuld dan de bevoegde leden van het speciale Speak Up-team dat de kwestie beoordeelt en/of onderzoekt (zie bijlage 3), tenzij we op grond van onze beroepsplicht of wet- of regelgeving verplicht zijn om je identiteit bekend te maken.
Geen vergelding: Elke vorm van vergelding of represailles (inclusief dreiging met vergeldingsmaatregelen) tegen iemand die een kwestie heeft gemeld of meewerkt aan een intern of extern onderzoek, wordt door ITV niet getolereerd. Iedereen die misstanden bewust verbergt of probeert iemand die melding doet van misstanden schade te berokkenen, lastig te vallen of te ontmoedigen om melding te doen, kan passende maatregelen tegemoet zien van ITV. Dit kan ertoe leiden dat ITV-medewerkers op staande voet worden ontslagen, de relevante contractuele relatie met ITV wordt beëindigd, of dat de kwestie wordt overgedragen aan de bevoegde instanties voor verder onderzoek. Als medewerker van ITV hoef je nooit bang te zijn dat het melden van zorgen leidt tot ontslag. Niemand die te goeder trouw een kwestie naar voren brengt, ondervindt hiervan nadelen, of je zorgen nu gegrond blijken of niet. Als je te

maken krijgt met vergeldingsacties of als hiermee wordt gedreigd, kun je dit melden bij je leidinggevende of de HRdirecteur, Corporate Services.

Beoordeling en maatregelen: Zodra je een melding hebt gedaan, wordt deze door ITV beoordeeld en wordt gekeken welke maatregelen passend zijn. Dit kan een informele beoordeling, een intern onderzoek of een meer formeel onderzoek zijn. ITV zal alle gemelde zorgen zorgvuldig en grondig behandelen. In sommige gevallen is eigen onderzoek door ITV niet passend of niet mogelijk. In dat geval wordt alternatief advies gegeven. Indien mogelijk geven wij je na afloop van de beoordeling of het onderzoek feedback over de uitkomst (zie bijlage 3).
Anonimiteit: Als je een melding doet via onze leverancier Safecall en daarbij aangeeft dat je anoniem wilt blijven, wordt je identiteit niet bekendgemaakt aan ITV. Als je een melding doet via een van de andere contactpersonen die in dit Beleid worden genoemd en daarbij verzoekt om je identiteit geheim te houden, zal deze persoon je identiteit niet bekend maken tenzij jij hiervoor persoonlijk toestemming geeft of dit wettelijk verplicht is. Als je anoniem melding doet, moet je er rekening mee houden dat: (i) je identiteit mogelijk bekend wordt tijdens het onderzoek (in dat geval zijn onze hierboven vermelde garanties m.b.t geheimhouding en het verbod op vergeldingsmaatregelen van toepassing); (ii) anonimiteit ervoor kan zorgen dat ITV minder mogelijkheden heeft om je melding te onderzoeken of (als onderzoek niet mogelijk is) alternatief advies te geven; (iii) ITV mogelijk niet in staat is de kwestie op te lossen zonder je identiteit (indien bekend) te onthullen, bijvoorbeeld als je persoonlijk moet getuigen. In dat geval overleggen we met je hoe we het beste kunnen handelen.
Personen die worden genoemd in Speak Up-meldingen: Als in een Speak Up-melding zorgen worden geuit over het gedrag een of meerdere personen, blijft de identiteit van deze personen geheim. Hun identiteit wordt zonder hun toestemming aan niemand anders onthuld dan de bevoegde leden van het speciale Speak Up-team dat de kwestie beoordeelt en/of onderzoekt (zie bijlage 3), tenzij we op grond van onze beroepsplicht of wet- of regelgeving verplicht zijn om hun identiteit bekend te maken.

DIT BELEID IS NIET BEDOELD VOOR:

Het melden van gebeurtenissen die een onmiddellijke bedreiging vormen voor de veiligheid van mensenlevens of zaken. Gebruik in dat geval de specifieke ITV-procedures of je lokale noodprocedures. ● Het melden van ongenoegens of persoonlijke werkgerelateerde klachten met betrekking tot je arbeidsvoorwaarden. Dergelijke klachten moet je normaal gesproken melden via de procedures voor pesten, intimidatie en klachten die gelden voor jouw onderdeel van de Groep.
Het oplossen van persoonlijke of wettelijke geschillen.
Het doelbewust uiten van valse beschuldigingen. Dergelijk gedrag kan tot disciplinaire maatregelen leiden.
Het doorgeven van klachten of opmerkingen over de programma’s van ITV. Dit kan via Viewer Services

(viewerservices@itv.com). Je kunt ook telefonisch contact opnemen met het team op nummer 0044344 88 14150 (keuzemogelijkheid vier).

Het melden van dagelijkse problemen met ITV-faciliteiten of werkplekken. Hiervoor kun je een e-mail sturen naar workplaceserviceshelpdesk@itv.com.

Gebruik voor het melden van specifieke incidenten op het gebied van veiligheid en gezondheid de gebruikelijke ITVkanalen voor veiligheids- en gezondheidsincidenten. Volgens de procedures van ITV moeten veiligheids- en gezondheidsincidenten worden gemeld bij het team voor Veiligheid en Gezondheid of in de rapportagetool airsweb AVA. Ga voor meer informatie naar de airsweb AVA-pagina op my.itv en Compass.itv. Als je je niettemin ernstig zorgen maakt over iemands veiligheid en gezondheid, of als je denkt dat er niets wordt gedaan met de meldingen die je via de gebruikelijke kanalen voor veiligheids- en gezondheidsincidenten hebt gedaan, raden we je aan om een Speak Upmelding te doen in het kader van dit Beleid.

ITV moedigt je aan om zorgen over ITV’s externe leveranciers in het kader van dit Beleid te melden. Bedenk wel dat als de zorgen betrekking hebben op activiteiten die volledig plaatsvinden bij de externe leverancier, de kans klein is dat ITV zelf grondig onderzoek kan doen. ITV heeft in dat geval namelijk geen toegang tot de benodigde informatie en dossiers. ITV zal eventuele klachten waar nodig wel aan de externe leverancier doorgeven of overwegen of er tegen de leverancier passende maatregelen moeten worden genomen.

RICHTLIJN VOOR LEIDINGGEVENDEN

Van leidinggevenden wordt verwacht dat zij iedereen die een kwestie naar voren brengt een luisterend oor en hulp bieden en dat ze hun best doen een werkomgeving te creëren waarin iedereen zich zonder angst voor vergeldingsmaatregelen kan uiten.
Het is belangrijk dat gemelde zorgen vertrouwelijk worden behandeld en dat passende verdere actie wordt ondernomen in overeenstemming met dit Beleid. Leidinggevenden moeten bekend zijn met dit Beleid. Als je als leidinggevende graag meer advies wilt over hoe je verdere actie moet ondernemen met betrekking tot gemelde zorgen, inclusief zorgen die anoniem of vertrouwelijk zijn gemeld, raadpleeg dan de Richtlijn voor leidinggevenden.

BELEIDSMAKER EN TOEZICHT

Het Audit & Risk Committee beoordeelt de regelingen die personen in staat stellen om vertrouwelijk melding te maken van zorgen over mogelijke ongepaste activiteiten zoals beschreven in dit Beleid. Ook beoordeelt het comité de zorgen die via dit Beleid worden gemeld, om te bewaken dat bij belangrijke kwestie onafhankelijk onderzoek wordt ingesteld en er passende maatregelen worden genomen. Het Groepssecretariaat brengt minstens tweemaal per jaar verslag uit aan het Audit & Risk Committee over de gemelde zorgen en de onderzoeksresultaten. De identiteit van de personen die melding hebben gedaan blijft geheim.

Het Groepssecretariaat draagt de dagelijkse operationele verantwoordelijkheid voor dit Beleid en beoordeelt het Beleid ten minste eenmaal per jaar vanuit juridisch en operationeel oogpunt. BIJLAGE 1 – OVERIGE BESCHIKBARE BRONNEN

ITV doet er alles aan om ons bedrijf goed te besturen en staat volledig achter het principe van verantwoording. Hoewel het niet noodzakelijk is eerst te overleggen met ITV voordat je contact opneemt met een externe partij, raden we je aan eventuele zorgen toch eerst te melden bij ITV. Als zorgen over misstanden niet binnen ITV kunnen worden opgelost, dan zijn er omstandigheden waarin externe openbaarmaking (aan een toezichthouder of meer algemeen) zowel rechtmatig als passend is. Advies over deze omstandigheden is verkrijgbaar bij Protect (zie hieronder).

Je kunt ook advies inwinnen bij je vakbond als je hier lid van bent of bij je eigen advocaat. Je kunt dit doen voordat, op hetzelfde moment of nadat je intern melding hebt gemaakt van je zorgen.

Ook kun je indien nodig een beroep doen op anderen om je hierbij te helpen en adviseren.

Andere contactpersonen:

Ons netwerk van ITV-ambassadeurs en de voorzitters van ITV’s collega netwerken fungeren als een handig, vertrouwelijk klankbord, waar je advies kunt vragen over de manier waarop je eventuele zorgen moet melden via de kanalen die worden genoemd in het hoofdgedeelte van het Beleid.
Protect biedt vertrouwelijk advies aan medewerkers die niet zeker weten of en hoe ze een kwestie van algemeen belang naar voren moeten brengen. Houd er rekening mee dat zij niet namens jou melding kunnen doen bij ITV. Voor klokkenluiders advies kun je hen bereiken op 020 3117 2520. Meer informatie over hun diensten is te vinden op hun website.
Het Employee Assistance Programme is een bijstands programma voor werknemers dat wordt aangeboden door Ascender (Nederlands) of Workplace Wellness (INternationaal). Dit is een onafhankelijke organisatie waar alle werknemers van ITV 24/7 terecht kunnen voor onafhankelijk, vertrouwelijk advies en begeleiding. Voor advies kun je hen bellen op 0800-3277378, Ascender of 0800 1116 387 Workplace Wellness (gratis vanaf een vaste lijn in het Verenigd Koninkrijk) of inloggen op http://my-eap.com/login, met de gebruikersnaam itvwell.
Togetherall (voorheen Big White Wall) biedt 24/7 gratis online hulp op het gebied van geestelijke gezondheid aan alle ITV-collega’s. Togetherall beschikt over een actief discussieforum waar je anoniem van gedachten kunt wisselen met andere leden en 24 uur per dag een beroep kunt doen op ondersteuning van gekwalificeerde professionals. Ook heb je toegang tot tal van handige informatiebronnen en kun je zelfhulpcursussen doen over onderwerpen als stress, slaapproblemen, depressie en nog veel meer. De contactgegevens kun je vinden op My ITV.

BIJLAGE 2 – HOE NEEM IK CONTACT OP MET SAFECALL?

Je kunt op twee manieren contact opnemen met Safecall:

Telefonisch: De telefoonlijnen van Safecall zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar. Als je belt, krijg je direct contact met een van de telefonisten van Safecall. Als je je zorgen liever meldt in een andere taal dan Engels, kan een tolk worden ingeschakeld om het gesprek te vertalen.

Great Britain	0800 9151571
Australia	1800 312928
Denmark	00 800 72332255
Fiji	+44 191 516 7782
Finland	990 800 72332255 (Telia)
Finland	999 800 72332255 (Elisa)
France	00 800 72332255
Germany	00 800 72332255
Hong Kong	3077 5524
India	000 800 4401256
Israel	012 800 72332255 (Golden Lines)
Israel	013 800 72332255 (Barak)
Israel	014 800 72332255 (Bezeq)
Italy	00 800 72332255
Lebanon	+44 191 516 7756
The Netherlands	00 800 72332255
Norway	00 800 7233 2255
Singapore	800 4481773
Spain	00 800 72332255
Sweden	0850 252 122
United Arab Emirates	8000 4413376
United States	1 866 901 3295

Via de website van Safecall: Je kunt ook melding doen op de beveiligde website van Safecall. Deze is beschikbaar in meer dan 60 talen: www.safecall.co.uk/report

Zorg dat je de naam van ITV noemt als je contact opneemt met Safecall, zodat je zorgen bij de juiste persoon onder de aandacht worden gebracht.

Als je belt, word je gevraagd je naam, contactgegevens, functie en de naam van je werkgever door te geven. Als je dit geen probleem vindt, kun je dit gewoon doen. Als je dit geen probleem vindt, maar liever niet wilt dat deze gegevens worden gedeeld met ITV, kun je dit laten weten aan Safecall. Als je liever anoniem blijft, kun je dit ook aan hen laten weten.

Safecall vraagt je vervolgens je zorgen te omschrijven. Het gesprek wordt niet opgenomen. De medewerker aan de andere kant van de lijn maakt met de hand aantekeningen en maakt na het gesprek een verslag. Je ontvangt een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je kunt inloggen bij de beveiligde website van Safecall voor een vervolggesprek. Je wordt gevraagd een woord op te geven dat voor jou gemakkelijk te onthouden is en aan de hand waarvan Safecall je identiteit kan verifiëren als je nogmaals belt over dezelfde melding.

Je krijgt van Safecall geen steun of advies. Je zorgen worden doorgegeven aan het speciale Speak Up-team van ITV. De inhoud van je melding wordt door Safecall niet gefilterd, beoordeeld of geverifieerd en Safecall velt geen waardeoordeel over je melding. De communicatie met Safecall wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

BIJLAGE 3 – HOE GAAT ITV OM MET SPEAK UP-MELDINGEN

Nadat je een melding hebt gedaan, wordt deze door ITV beoordeeld en wordt gekeken: (i) door welk intern team de melding moet worden behandeld; en (ii) welke maatregel passend is. Dit kan een informele beoordeling, een intern onderzoek of een meer formeel onderzoek zijn. We streven ernaar je melding binnen zeven dagen na ontvangst te bevestigen. Op dat moment, of kort daarna, vertellen we je wie de zaak in behandeling neemt, hoe je met deze persoon in contact kunt komen en welke hulp we wellicht van je nodig hebben. Als je erom vraagt, dan zullen we je zorgen schriftelijk samenvatten en zal ITV een voorstel doen om deze te behandelen. We kunnen van te voren niet altijd aangeven hoe lang het onderzoek duurt maar we houden je zo goed mogelijk op de hoogte. Je krijgt in ieder geval binnen drie maanden na ontvangst van je melding een update van ons.

Wanneer je een melding doet, is het nuttig te weten hoe de zaak volgens jou zou kunnen worden opgelost. Als je een persoonlijk belang bij de zaak hebt, dan vragen wij je om dit meteen vanaf het begin aan ons te melden. Als we denken dat je melding beter past bij de klachtenprocedures met betrekking tot pesten en intimidatie of bij onze personeelsafdeling, dan zullen wij je dit vertellen.

Indien mogelijk geven wij je feedback over de uitkomst van een onderzoek. Wees je ervan bewust dat we je niets kunnen melden over disciplinaire of andere maatregelen, wanneer dit indruist tegen de geheimhoudingsplicht die ITV aan een andere persoon verschuldigd is.

Hoewel ITV niet kan garanderen dat we alle meldingen tot tevredenheid van alle collega’s zullen afhandelen, proberen we voor alle zorgen een eerlijke en passende oplossing te vinden. Hierbij houden we rekening met onze verantwoordelijkheid tegenover zowel de collega die de melding heeft gedaan als de collega’s tegen wie de melding is gericht.

BIJLAGE 4 – LANDSPECIFIEKE VERWIJZINGEN

AUSTRALIË

Sommige onthullingen in het kader van dit Beleid vallen onder de bescherming van de Australische wet, waaronder de Corporations Act 2001 (Cth) (de Act) (beschermde meldingen). Het gaat hierbij om:

bescherming van je identiteit (geheimhouding);
bescherming tegen nadelige handelingen of nalatigheden;
schadeloosstelling en middelen tot rechtsherstel;
bescherming tegen wettelijke, strafrechtelijke en bestuursrechtelijke aansprakelijkheid.

Bescherming van je identiteit

ITV mag je identiteit niet bekend maken of informatie openbaar maken waaruit je identiteit kan worden afgeleid, tenzij hiervoor een specifieke uitzondering is opgenomen in de wet. Als de geheimhoudingsplicht wordt geschonden, kun je via de procedure in dit Beleid een klacht indienen. Ook kun je een klacht indienen met betrekking tot een beschermde melding bij een toezichthouder, zoals ASIC, APRA of ATO, voor onderzoek.

Bescherming tegen nadelige handelingen of nalatigheden

ITV mag zich niet inlaten met gedrag dat nadelige gevolgen heeft voor jou in verband met de melding indien:

ITV gelooft of vermoedt dat je een beschermde melding hebt gedaan, mogelijk een beschermde melding hebt gedaan, voorstelt om een beschermde melding te doen of een beschermde melding zou kunnen doen;
Onze mening of ons vermoeden de reden, of een van de redenen, is voor het gedrag.

Schadeloosstelling of andere middelen voor rechtsherstel

Je hebt recht op schadeloosstelling of andere middelen voor rechtsherstel als je door de beschermde melding verlies of schade hebt geleden of letsel hebt opgelopen en ITV heeft nagelaten redelijke voorzorgsmaatregelen te nemen en onvoldoende zorgvuldig is geweest om het nadelige gedrag te voorkomen. Bescherming tegen wettelijke, strafrechtelijke en bestuursrechtelijke aansprakelijkheid Je geniet bescherming tegen de volgende zaken in verband met je beschermde melding:

wettelijke aansprakelijkheid (bijv. juridische stappen tegen de informatie verstrekkende partij wegens schending van een arbeidsovereenkomst, geheimhoudingsverplichting of een andere contractuele verplichting);
strafrechtelijke aansprakelijkheid (bijv. poging tot vervolging van de informatie verstrekkende partij voor het onrechtmatig vrijgeven van informatie, of ander gebruik van de melding tegen de informatie verstrekkende partij in een vervolging (anders dan voor het doen van een foutieve melding));
bestuursrechtelijke aansprakelijkheid (bijv. disciplinaire maatregelen wegens het doen van de melding). Deze bescherming betekent echter niet dat je niet aansprakelijk bent voor eventueel wangedrag van jouw kant dat wordt onthuld in de melding die je naar buiten brengt.

Anonimiteit

Deze bescherming geldt ongeacht het feit of de melding anoniem of op andere wijze is gedaan. Je kunt ervoor kiezen om op het moment dat je de melding doet, gedurende het onderzoek of na afloop van het onderzoek anoniem te blijven. Je hebt het recht om geen antwoord te geven op vragen die volgens jou je identiteit kunnen prijsgeven, met inbegrip van vragen tijdens vervolggesprekken. Ook als je anoniem wenst te blijven, vragen we je in gesprek te blijven met ITV zodat we vervolgvragen kunnen stellen of feedback kunnen geven.

Je kunt bijvoorbeeld anoniem met ons communiceren via Safecall of met behulp van een geanonimiseerd e-mailadres. Ook kun je voor je melding desgewenst een pseudoniem gebruiken.

Meldingen aan juristen

Als je in het kader van juridisch advies of juridische bijstand een beschermde melding hebt gedaan aan een jurist in verband met klokkenluidersbescherming, valt deze melding onder de bescherming van de wet, ook als de jurist concludeert dat de informatie die je onthult volgens de wet geen ‘voor vrijgeving in aanmerking komende informatie’ is.

FINLAND, DUITSLAND, ISRAËL, ITALIË, NEDERLAND, ZWEDEN, NOORWEGEN Geen specifiek aanvullend advies naast het hoofdbeleid of aanvullende wettelijke verplichtingen die vermelding behoeven.

FRANKRIJK

In de Franse wetgeving worden klokkenluidersregelingen gereguleerd in de wet SAPIN II” nr. 2016-1691 van 9 december 2016 (SAPIN II). Hierin wordt gedefinieerd wanneer een ‘klokkenluider’ en ‘beschermde meldingen’ (bijv. van een misdaad/overtreding, een ernstige bedreiging of ernstig gevaar voor het algemeen belang) binnen het toepassingsgebied van deze wet vallen. SAPIN II stelt dat als een klokkenluider (zoals bedoeld in de wet) niet binnen drie maanden wordt geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de melding die hij of zij krachtens dit Beleid heeft gedaan, hij of zij het recht heeft zich te wenden tot de Franse rechterlijke of bestuurlijke autoriteiten. Als de melding in kwestie niet binnen drie maanden na kennisgeving door de Franse rechterlijke of bestuurlijke autoriteiten in behandeling wordt genomen, heeft de klokkenluider het recht de melding openbaar te maken.

Neem contact op met Marine Lebegue als je vragen hebt over je rechten als klokkenluider volgens de Franse wetgeving.

ITV informeert iedereen die melding heeft gedaan binnen twee weken na afronding van het onderzoek over de uitkomst van het onderzoek (voor zover mogelijk).

Franse externe meldpunten:

AFA (agence française anti-corruption)

Par mail : afa@afa.gouv.fr ou pour les demandes liées à l’international : international@afa.gouv.fr Par courrier : 23 avenue d’Italie, 75013, Parijs

Par téléphone : 01.44.87.21.24 / 01.44.87.21.68

Défenseur des droits https://www.defenseurdesdroits.fr/fr/obtenir-des-reponses

Par téléphone; 09.69.39.00.00 Maison de la justice et du droit

https://www.paris.fr/equipements/maison-de-la-justice-et-du-droit-secteur-paris-nord-est-m-j-d-1219 Tél.: 01 53 38

62 80

Courriel : mjd-paris-nord-est@justice.fr

VERENIGDE STATEN

Alle meldingen die via Safecall of een van de andere in dit Beleid genoemde meldpunten worden gedaan door derden die zijn gevestigd in de Verenigde Staten of door een Amerikaanse collega, moeten vervolgens worden doorgegeven aan Jenise Caiola en Heath Banks. Op elke verdere melding aan deze personen zijn de garanties van toepassing die worden gegeven in dit Beleid, waaronder die met betrekking tot geheimhouding (en indien gewenst anonimiteit).

English version

CODE OF CONDUCT INTRODUCTION

ITV is committed to high standards of ethical corporate behaviour towards our colleagues and other stakeholders. This Policy sets out our commitments to encouraging and facilitating Speaking Up about concerns relating to malpractice or impropriety within, or involving ITV, or any of its companies. The Policy sets out the channels via which you can Speak Up responsibly and effectively. ITV is committed to addressing promptly, fairly and confidentially, Speak Up concerns that are reported to us.

WHO DOES THIS POLICY APPLY TO?
This Policy applies not only to employees of ITV, but also to any apprentices, individuals on work experience, agency workers, contractors, freelancers, shareholders, programme-makers, producers, programme participants, and any others acting on behalf of, or working with, ITV (agents, representatives, volunteers, suppliers). This Policy also applies to members of staff, family members and anyone else who has reported an issue.

WHAT DOES ITV STAND FOR?
ITV makes every effort to optimise its working environment. Doing so necessitates proper, consistent management and a good working atmosphere, with integrity and respect as key concepts. We are committed to providing a safe and healthy working environment and consider it important that everyone within ITV feels safe and is treated with respect. It is also important that there is understanding for race, gender, world view, age and other differentiating factors. In addition to integrity, respect and understanding, we seek to promote collegiality and open communication

Be considerate of each other;
Treat others fairly and respectfully;
Keep to any agreements you make;
Listen to each other;
Share any knowledge and information you have.

In addition to specifying the conduct people within our organisation are required to display, we also want to be clear about inappropriate behaviour and how we deal with this.

WHAT IS INAPPROPRIATE BEHAVIOUR?
Inappropriate behaviour is behaviour towards another person that is perceived as threatening, humiliating or intimidating.
Examples of such behaviour include sexual harassment, discrimination, aggression, violence and bullying. Specifically, the following behaviour is deemed inappropriate: Sexual harassment: any form of inappropriate sexual conduct, such as sexist remarks, objectionable behaviour or unwanted groping during which behavioural boundaries are crossed.
Discrimination: any remark involving the unequal or discriminatory treatment of people in respect of factors such as their
religion, gender, origin, race, personal beliefs, political leanings or sexual orientation. Aggression, violence and bullying: occurrences in which someone is psychologically or physically harassed, threatened or attacked.

Bullying: the systematic infliction of physical, verbal or psychological harm. Examples of how this is achieved include social isolation (ignoring or excluding someone), making work impossible (withholding information, deleting files, etc.), mockery or gossip.

WHAT IS OUR ATTITUDE TOWARDS INAPPROPRIATE BEHAVIOUR?
We disapprove of any form of inappropriate behaviour (ZERO TOLERANCE). Inappropriate behaviour will therefore not be tolerated under any circumstances. Our company pursues an active policy for preventing and tackling inappropriate behaviour. This Code of Conduct is an important part of that.
We ensure that staff are made adequately aware of these rules of conduct and monitor compliance with this Code of Conduct. The company’s board members and line managers are aware that they are to set an example and promote the respectful treatment of others, as set out in this Code of Conduct, through their words and actions.
In its role as an employer, the company aims to make clear what behaviour is and is not permitted through this Code of Conduct. However, it is important that each individual is also aware of his/her own boundaries. Where possible, you should indicate where your boundaries lie.
Inappropriate behaviour should be addressed, either by confronting those involved directly or by enlisting the help of third parties. Anyone becoming aware of inappropriate behaviour must take appropriate action to bring it to an end as soon as possible.

WHY SHOULD I SPEAK UP?
At one time or another we have all had concerns about how things are being done at work. Usually these concerns are easily resolved. If your concerns are not about your own situation and instead relate to a risk to colleagues, customers, suppliers or ITV, it can sometimes be difficult to know what to do. You may feel unsure about raising such an issue and prefer to keep it to yourself because you think it is none of your business, or that your concerns are only suspicions. However, if something is troubling you that you think ITV should know about or look into, we would strongly encourage you to raise it at the earliest opportunity. If we don’t know about it, we can’t fix it.

Remember, you do not necessarily need to have hard evidence to express a concern. If you reasonably suspect that
wrongdoing has taken place or is about to take place, this is reason enough for speaking up about it.

WHEN SHOULD I SPEAK UP?

Although not an exhaustive list, Speak Up is intended to be used to raise concerns over:

Concerns regarding widespread racism, discrimination or sexual harassment, potentially affecting multiple individuals;
Inappropriate or unethical behaviour that is contrary to our values;
Abuse of power;
Malpractice, fraud, bribery or corruption;
Duty of care concerns;
Failure to comply with a legal, compliance or regulatory obligation (including breach of local broadcasting or advertising codes);
Other criminal offences or illegal acts (including fraud);
Protection of the best interests of a child, or modern slavery;
Accounting, auditing matters or financial reporting practices;
Breach of the Company’s Code of Conduct or other Company policies;
Miscarriage of justice;
Concealment of information relating to any of the above.

HOW DO I RAISE A CONCERN?
If you yourself experience any wrongdoing or observe wrongdoing committed towards/by others, you can decide who to report this to. There are various options:

If you feel you can raise your concerns with your line manager, this is the best option. It may be possible to resolve
your concern by discussing it with your line manager.
If you would prefer not to go to your line manager, or if you feel that your line manager is not taking your concerns
seriously, you can contact HR, the Board of Directors or a member of senior management, or the internal or
external confidential counsellors (see the ‘WHERE CAN I GO IN CASE OF WRONGDOING?’ appendix).
If you have taken the steps outlined above but think that the wrongdoing is continuing, or if the issue is so serious
that the above steps are insufficient, you can file an official complaint (see Grievance Procedure)
If you are uncomfortable using the procedures outlined above, or where you believe that your concern has not
been adequately addressed, please use our independent confidential Speaking Up facility, provided by an
independent third party, Safecall.
If the above procedures prove inadequate, you have the option of contacting the appointed officer and the chair of
ITV’s Audit & Risk Committee: Margaret Ewing at 0777 031 8564.

Speak-Up-Policy_EN_PDF-1 Download

If you experience inappropriate behaviour yourself, you can confront the perpetrator directly (bringing in a third party if you wish) if this is possible. The aim of the conversation is to make it clear that a boundary has been crossed, explicitly stating what that boundary is. Remember that the desired outcome of the conversation is for there to be no recurrence of the inappropriate behaviour in the future. While events of the past are discussed, no agreement on these needs to be reached. The point is to ensure that certain behaviours do not recur in the future so that no complaint needs to be made about them.
If you do not feel comfortable entering into such a conversation on your own, you can ask a third party to be present. If the person and/or line manager would like a sanction to be imposed or for the conversation to be recorded in writing, determination of whether the perpetrator did actually engage in transgressive activity does need to be explicitly investigated and established. In most cases, this means filing a complaint and investigating it (see the Complaints Procedure Policy).

WHAT DOES ITV DO ABOUT INAPPROPRIATE BEHAVIOUR?
Inappropriate behaviour will not go unchallenged or be without consequences. If, following investigations, it is established that inappropriate behaviour has been displayed, ITV will impose an appropriate sanction. What is deemed appropriate will be considered for each situation. Options include a warning, suspension, demotion, transfer or even dismissal. The measure associated with the violation in question will depend on the severity of that violation.

CONFIDENTIAL COUNSELLOR
If you experience or observe any inappropriate behaviour, you can contact the confidential counsellor. The person being accused of inappropriate behaviour may also approach a confidential adviser. Our internal confidential counsellor is Madelon Goedhart, who can be reached on 088-2483253 or at madelon.goedhart@itv.com, and our external confidential cousellor is Lisette van der Lans, who can be contacted at vertrouwenspersoonlisette@ziggo.nl or on 06-48569460. You also have the option of informing the hotline for reporting undesirable behaviour in the Dutch cultural and creative sector (Meldpunt ongewenste omgangsvormen Nederlandse culturele en creatieve sector) by emailing Jeanette Jager:
jager@devertrouwenspersoon.nl or Freek Walther: walther@devertrouwenspersoon.nl.

A confidential counsellor initially listens to your concerns and advises on the options for resolving the issue. Confidential cousellors guarantee confidentiality. In principle, they act only with the agreement of the person experiencing the problem. The person experiencing inconvenience takes the lead in deciding on action. However, confidentiality is no longer upheld if a criminal offence has been committed and the police request information. A confidential counsellor’s primary task is therefore to assist, advise, support and guide persons experiencing wrongdoing or inappropriate behaviour. The confidential adviser does not personally enter into any conversations with the person complained about. However, with the consent of the person concerned, the confidential counsellor may call in the relevant line manager, who then discusses the matter with the person complained about.
(INTIMATE PERSONAL RELATIONSHIPS)
As an employer and client, ITV is obliged to protect the health and safety of its employees and contractors. ITV has
drawn up various measures and instructions that are aimed at preventing unsafe situations. These apply not just to
the office and studio, but also to ‘grey areas’, such as environments facilitated by ITV (e.g. company outings, recording locations, stays abroad, etc.).

Besides compliance with all measures and instructions, ITV expects everyone involved in the creation of our programmes to take responsibility and be professional at all times.

This also applies to the forming of (intimate) personal relationships with a colleague or person involved in the productions concerned. Although this is primarily a private matter, it can lead to difficulties that impinge on the working atmosphere or impact working relationships (e.g. conflict of interest, disadvantage, preferential treatment or abuse of power). As an employer/client, we also have a certain responsibility then and must be able to intervene if, in our opinion, situations arise that could logically jeopardise our safe and professional working climate or if they pose a threat to our ability to produce our programmes with diligence and integrity.

If this is the case, ITV reserves the right to take any appropriate action necessary to achieve a workable situation. What this appropriate action is will depend on the circumstances. The basic principle is to create a safe working environment and to avoid situations in which any appearance of a violation of integrity could rebound on any employee, contractor or ITV.

In the event of an (intimate) personal relationship with a power issue or dependency, this must be reported by both
parties to HR. If you have any doubts about a situation, you should check this with HR.

The above applies to (intimate) personal relationships with mutual consent; other situations or forms of unacceptable sexual behaviour, including sexual harassment, are subject to other measures (refer to the Speak Up Policy).

(Intimate) personal relationships with a participant/candidate/presenter are not permitted under any circumstances.

HANDLING A COMPLAINT USING THE COMPLAINTS PROCEDURE POLICY
If you have a complaint about inappropriate behaviour, investigations can be carried out and based on these, ITV may impose a sanction. Investigations must be carried out with care. You can submit a complaint to the grievance committee, which is an external committee that will then investigate your complaint. You can find all the information relating to the complaints procedure in Grievance Procedure.

CONFIDENTIAL AND ANONYMOUS REPORTS
Concerns can be raised confidentially (where you provide your personal details) or anonymously (where you do not – see the ‘Anonymity’ assurance in the section below). All Speak Up concerns raised under this Policy are treated in confidence.

OUR ASSURANCES

Confidentiality: Your identity will be kept confidential. Your identity will not be disclosed to anyone beyond the
authorised members of the designated Speaking Up team responsible for assessing and/or investigating the matter
(see Appendix 3) without your consent, unless we are required to do so by law or to meet our regulatory or
professional obligations.
Non-retaliation: ITV will not tolerate any retaliation (including threats of retaliation) against an individual for raising a
concern, making a report or assisting in an (internal or external) investigation. Anyone who knowingly conceals
wrongdoing, or attempts to victimise, harass or deter a person raising a concern, will face appropriate action by ITV.
This could result in summary dismissal in the case of ITV staff, termination of the relevant contractual relationship with ITV, or the matter being handed over to the appropriate authorities to investigate further. As an ITV employee, your job will not be put at risk as a direct result of you Speaking Up. No-one raising a concern will be disadvantaged as a result of Speaking Up, whether the concern is proven or not, so long as the concern is genuine. Please raise any acts or threats of retaliation to your line manager or the HR Director, Corporate Services.
Assessment and action: Once you have raised your concern, ITV will assess it and consider what action is appropriate. This may involve an informal review, an internal enquiry or a more formal investigation. ITV will address all concerns appropriately and thoroughly. In some cases, it may not be appropriate or possible for ITV to conduct an investigation itself, in which case alternative guidance may be given. Wherever possible, once the review, enquiry or investigation has been completed, feedback will be provided to the individual who raised the concern (See Appendix 3).
Anonymity: If you Speak Up through our Speaking Up provider, Safecall, and state you wish to remain anonymous,
they will not disclose your identity to ITV. If you Speak Up through one of the other channels set out in this Policy, and ask the individual not to disclose your identity, they will not do so without your consent, unless required by law. If you Speak Up anonymously, you should understand that: (i) your identity may become apparent during the investigation of your concerns (and, in this case, our assurances as to confidentiality and non-retaliation set out above will apply); (ii) anonymity could limit ITV’s ability to investigate your concern or (in cases where it cannot conduct an investigation) give alternative guidance; (iii) ITV could be unable to resolve a concern without revealing your identity (where known), for example where your personal evidence is essential, in which case we will liaise with you as to how best to proceed.
Individuals addressed in Speaking Up reports: Where a Speaking Up report raises concerns about the conduct of an individual or individual(s), the identity of those individuals will be kept confidential. Their identity will not be disclosed to anyone beyond the authorised members of the designated Speaking Up team responsible for assessing and/or investigating the matter (see Appendix 3) without their consent, unless we are required to do so by law or to meet our regulatory or professional obligations.

YOU SHOULD NOT USE THIS POLICY TO:

Report events presenting an immediate threat to life or property. Please use the specific ITV or your local emergency
procedures instead.
Report any grievances or personal employment issues you may have in relation to your terms of employment. These should normally be raised in line with the Bullying, Harassment and Grievance Procedures appropriate to your area of the Group.
Settle personal or legal disputes.
Make accusations which you know are false. Doing so may lead to disciplinary measures.
Make any complaints or comments regarding ITV’s programmes. This should be done via Viewer Services (viewerservices@itv.com). The team can also be contacted via telephone on 0344 88 14150 (option four).
Report any day-to-day issues regarding ITV facilities or workspaces. This should be done by contacting workplaceserviceshelpdesk@itv.com.

ITV’s usual health and safety incident reporting channels should be used for reporting specific health and safety
incidents. ITV’s procedures require health and safety incidents to be reported through the Health and Safety team
or the reporting tool, airsweb AVA. For more information please refer to the airsweb AVA page on my.itv and
Compass.itv. However, if you have serious concerns that the health or safety of any individual has been or may be
endangered, or you believe that reports you made through usual health and safety incident reporting channels have
not been addressed, you are encouraged to raise a Speak Up concern under this policy.

ITV encourages you to report concerns regarding ITV’s third-party suppliers under this Policy. However please note
that in respect of concerns relating to activity taking place wholly within a third-party supplier, where ITV does not
have access to information and records, it is unlikely that ITV would be able to conduct a proper investigation itself.
In such cases, ITV does not have access to the required information and files. ITV will however look to pass the
complaint on to the third party as appropriate or may consider whether it needs to take action with the supplier.

GUIDANCE FOR MANAGERS

Managers are expected to listen to, acknowledge and support anyone who raises a concern and to promote a working environment that supports Speaking Up without fear of reprisal.
It is important that concerns raised with you are dealt with sensitively and confidentially, and that concerns are
escalated in accordance with this Policy so that they can be acted on as appropriate. Managers should be familiar with this Policy. If as a manager you need further guidance on how to escalate or deal with a concern raised with you, including those raised on an anonymous or ‘no names’ basis, you should refer to the Guidance for managers.

POLICY OWNER AND OVERSIGHT
The Audit and Risk Committee reviews arrangements by which individuals may, in confidence, raise concerns about
possible inappropriate activity as detailed in this Policy. The Committee also reviews concerns raised through the Policy to make sure that any significant matters receive independent investigation and appropriate follow up action. The Group
Secretariat team reports information on concerns raised and investigation results to the Audit and Risk Committee at least twice a year. The identity of individuals raising concerns is not reported. Group Secretariat has day-to-day operational responsibility for this Policy and will review this Policy from a legal and operational perspective at least once a year.

APPENDIX 1 – OTHER AVAILABLE RESOURCES
ITV is committed to good governance and fully endorses the principle of accountability. Although you do not need to
raise your concerns with ITV before contacting an external party, we would encourage any concerns to be raised with
ITV first. If a concern about malpractice cannot be resolved within ITV there are circumstances where external disclosure
(whether to a regulator or more widely) is both lawful and appropriate. Advice on these circumstances is available from
Protect (see further below).

You may also seek advice from your union if you are a member, or should you prefer from your own lawyer. You may do this before, at the same time as, or after you have raised your concerns internally.

There are also resources available to you to provide you with support and counselling if needed.

Other contacts are set out below:

The ITV Ambassadors network and the Chairs of ITV’s colleague networks can be a useful, confidential sounding board and provide advice on how to raise your concern through the channels in the main part of the Policy.
Protect provide confidential advice to workers who are unsure of whether or how to raise a public interest concern.
Please note that they will not be able to raise a concern to ITV on your behalf. For whistleblowing advice you can call
them on 020 3117 2520.
The Employee Assistance Programme is provided by Ascender (Dutch) or Workplace Wellness
(International). This is an independent organisation available 24/7 to which any ITV employee can turn for
independent and confidential advice and guidance. For advice, you can call them on 0800-3277378 (Ascender) or 08001116 387 (Workplace Wellness) (free from a UK landline). Alternatively, log on to http://my-eap.com/login using the username itvwell.
Togetherall (previously known as Big White Wall) offers free online mental health support to all ITV colleagues 24/7. It has an active discussion forum where you can talk anonymously to other members, with round-the-clock support
from trained professionals. You can also access a wealth of useful resources and work through tailored self-help
courses covering topics such as anxiety, sleep, depression and many more. You can find the contact details on my ITV.

APPENDIX 2 – HOW DO I CONTACT SAFECALL?

There are two ways in which you can contact Safecall:

By phone: Safecall’s phone lines are available 24 hours a day, 7 days a week. You will speak directly with one of
Safecall’s call handlers. If you feel more comfortable reporting your concern in a language other than English, an
interpreter will join the call to translate between you and the call handler. Safecall can be contacted on the following
freephone numbers:

Great Britain	0800 9151571
Australia	1800 312928
Denmark	00 800 72332255
Fiji	+44 191 516 7782
Finland	990 800 72332255 (Telia)
Finland	999 800 72332255 (Elisa)
France	00 800 72332255
Germany	00 800 72332255
Hong Kong	3077 5524
India	000 800 4401256
Israel	012 800 72332255 (Golden Lines)
Israel	013 800 72332255 (Barak)
Israel	014 800 72332255 (Bezeq)
Italy	00 800 72332255
Lebanon	+44 191 516 7756
The Netherlands	00 800 72332255
Norway	00 800 7233 2255
Singapore	800 4481773
Spain	00 800 72332255
Sweden	0850 252 122
United Arab Emirates	8000 4413376
United States	1 866 901 3295

Via Safecall’s website: You can also submit a report using Safecall’s secure website. It is available in more than 60 languages: www.safecall.co.uk/report

Please ensure that you quote ‘ITV’ as the company name in your communications with Safecall, so that your
concerns can be correctly escalated.
When you contact Safecall, they will ask you to provide your name, contact details, your position and where you work. If
you are comfortable providing these details, please do so. If you are comfortable to provide these details, but would prefer that they are not shared with ITV, please let Safecall know. If you would prefer to remain anonymous, you can also let them know.

Safecall will then ask you to talk through your concern. Calls are not recorded. The call handler will take handwritten notes and write up a report after the call. You will be given a username and password which will allow you to log onto Safecall’s secure website to continue to communicate. You will also be asked to provide a memorable word, which will be used to verify your identity should you call Safecall again in connection with the same concern.

No counselling or advice will be given to you by Safecall. Safecall will refer your concern to ITV’s designated Speaking Up
Team. Safecall does not filter, grade, or verify the content of communications, and makes no value judgement on the
content of the communication.

Communications to Safecall are treated on a strictly confidential basis.

APPENDIX 3 – HOW ITV WILL HANDLE SPEAKING UP CONCERNS
Once you have raised your concern, ITV will assess it and consider: (i) which internal team should handle it; and (ii) what
action is appropriate. This may involve an informal review, an internal enquiry or a more formal investigation. We aim to
acknowledge your concern within seven days of receipt. Either at that time, or shortly thereafter, you will be told who will
be handling your concern, how you can contact them, and what further assistance may be needed from you. If you ask,
we will write to you summarising your concern and setting out how ITV proposes to handle it. We may not be able to tell
you how long any investigation will take, but we will try to ensure that you are kept up to date. In any event, we will
provide an update within three months of receipt of your concern.

When you raise the concern it will be helpful to know how you think the matter might be resolved. If you have a personal
interest in the matter, we do ask that you tell us at the outset. If we think your concern falls more properly within Bullying,
Harassment or Grievance procedures, or other ITV procedures, we will tell you.

Wherever possible, ITV will give you feedback on the outcome of any investigation. Please note that we will not be able
to tell you about disciplinary, or other action, when it would infringe a duty of confidence ITV owes to another person.
While ITV cannot guarantee that it will handle all reports to the satisfaction of all our colleagues, we will try to resolve all
issues in a fair and appropriate way. In doing so, we consider our responsibility towards both the colleagues who submitted the report and the colleagues implicated in it.

APPENDIX 4 – COUNTRY SPECIFIC REFERENCES

AUSTRALIA
Certain disclosures under this policy qualify for protections under Australian law, including under the Corporations Act
2001(Cth) (the Act) (Relevant Disclosures). These include:

identity protection (confidentiality);
protection from detrimental acts or omissions;
compensation and remedies; and
civil, criminal and administrative liability protection.

Identity Protection
ITV cannot disclose your identity or information that is likely to lead to you being identified, except where there is a
specific exception under the Act. If there is a breach of confidentiality you can use the procedure under this policy to
lodge a complaint. You may also lodge a complaint in relation to a Relevant Disclosure with a regulator, such as ASIC,
APRA or the ATO, for investigation.

Protection from detrimental acts or omissions
ITV cannot engage in conduct that causes detriment to you in relation to the disclosure if:

ITV believes or suspects that you made, may have made, propose to make or could make a disclosure that is protected; and
Our belief or suspicion is the reason, or part of the reason, for the conduct.

Compensation and other remedies
You can seek compensation or other remedies through the courts if you suffer loss, damage or injury because of the
Relevant Disclosure and ITV failed to take reasonable precautions and exercise due diligence to prevent the
detrimental conduct.

Civil, criminal and administrative liability protection

You are protected from any of the following in relation to your Relevant Disclosure:

civil liability (e.g. any legal action against the discloser for breach of an employment contract, duty ofconfidentiality or another contractual obligation);
criminal liability (e.g. attempted prosecution of the discloser for unlawfully releasing information, or otheruse of the
disclosure against the discloser in a prosecution (other than for making a false disclosure)); and
administrative liability (e.g. disciplinary action for making the disclosure). However, this protection does notgrant you
immunity for any misconduct you have engaged in that is revealed in your disclosure.

Anonymity
These protections are available whether the disclosures are made anonymously or otherwise. You may choose to remain
anonymous while making a disclosure, over the course of the investigation and after the investigation is finalised. You
may also refuse to answer questions that you feel could reveal your identity at any time, including during follow-up
conversations. If you wish to remain anonymous you should maintain ongoing two-way communication with ITV so that
we can ask follow-up questions or provide feedback.

Some ways that you may choose to remain anonymous include communicating through Safecall or using an
anonymised email address. You may also adopt a pseudonym for the purpose of your disclosures.

Legal Practitioner Disclosures

Where you have made Relevant Disclosures to a legal practitioner for the purpose of obtaining legal advice or legal
representation in relation to whistleblower protections, these disclosures are protected under the Act, even where a legal
practitioner concludes that the disclosures you are making are not “disclosable matters” under the Act.

FINLAND, GERMANY, ISRAEL, ITALY, NETHERLANDS, SWEDEN, NORWAY
No specific additional guidance to the main Policy, or additional legal requirements to highlight.

FRANCE

Under French law, whistleblower regulations are regulated by the SAPIN II law (No. 2016-1691) enacted on 9 December
2016 (SAPIN II). This defines when a ‘whistleblower’ and ‘protected disclosures’ (of, for instance, a crime/offence, a serious threat or serious danger to the common interest) fall within the scope of this law. Under SAPIN II, if a whistleblower (as defined therein) does not receive an update on the disclosure he/she has made within three months of disclosing this under the Policy, he/she is entitled to contact the French judicial or administrative authorities. If the relevant concern is not taken into account by French judicial or administrative authorities within three months of notifying them, the whistleblower is entitled to make the relevant disclosure public.

Please contact Marine Lebegue if you have any queries regarding your whistleblower rights under French law.

ITV will inform the people raising the concern of the outcome of the investigation (to the extent possible) within two
months of concluding the investigation.

French external resources:
AFA (agence française anti-corruption)
Par mail : afa@afa.gouv.fr ou pour les demandes liées à l’international : international@afa.gouv.fr
Par courrier : 23 avenue d’Italie, 75013, Paris
Par téléphone : 01.44.87.21.24 / 01.44.87.21.68
Défenseur des droits
https://www.defenseurdesdroits.fr/fr/obtenir-des-reponses
Par téléphone; 09.69.39.00.00 Maison de la justice et du droit
https://www.paris.fr/equipements/maison-de-la-justice-et-du-droit-secteur-paris-nord-est-m-j-d-1219 Tél. 01 (0)53
38 62 80
Courriel : mjd-paris-nord-est@justice.fr

UNITED STATES
Any concern raised by a third party based in the US or by a US colleague, through the Safecall mechanisms or via any of theother avenues set out in the policy, must then be notified to both Jenise Caiola and Heath Banks. Please note that the
assurances set out in this Policy, including in relation to confidentiality (and anonymity if requested) will apply to any
onward notification to these individuals.